Kiedy wchodzę do firmy, w której „wszystko robi się ręcznie”, najczęściej widzę to samo: Zapier już gdzieś działa, a ktoś z zespołu technicznego właśnie „po cichu” testuje Make. I wtedy pada pytanie: „To czego mamy używać docelowo – Make czy Zapier?”

W tym tekście pokażę Ci ten wybór tak, jak realnie wygląda w projektach, które prowadzę – bez marketingowych haseł, za to z konkretami, haczykami i paroma historiami z wdrożeń.

Make vs Zapier: dwa różne podejścia do tego samego problemu

Oba narzędzia rozwiązują ten sam problem: łączą aplikacje i odciążają ludzi od powtarzalnych zadań. Różni je filozofia.

Zapier stawia na prostotę i szybkość. Ma dziś ponad 7000 integracji (w praktyce często mówi się o widełkach 6000–8000), w tym sporo niszowych pluginów AI. Świetnie nadaje się do automatyzacji typu „jeśli to, to tamto”, gdzie liczy się szybka konfiguracja i brak bariery technicznej.

Make (dawniej Integromat) ma mniej gotowych konektorów – zwykle podaje się 1500–3000 – ale nadrabia głębią i elastycznością. Pozwala nie tylko korzystać z gotowych modułów, ale też wywoływać dowolne HTTP API wizualnie, bez pisania kodu. Dla wielu firm to jest moment, w którym zwykła „automatyzacja” zaczyna się zamieniać w pełnoprawny cyfrowy ekosystem.

Z praktyki: bardzo często widzę scenariusz, w którym firma startuje na Zapierze („bo jest prosty”), a gdy procesy rosną, zespoły techniczne migrują cięższe rzeczy do Make – właśnie ze względu na routery, iteratory i większą kontrolę nad danymi.

Łatwość użycia i interfejs: kto faktycznie „dowiezie” automatyzacje

Pamiętam spotkanie z zespołem marketingu w e‑commerce. CTO zbudował w Make genialne, wielogałęziowe scenariusze, ale nikt oprócz niego nie chciał tego dotykać – „bo jak coś kliknę, to wybuchnie”. To dobry przykład, jak interfejs może pomóc… albo zablokować adopcję narzędzia.

Zapier: szybki start, niska bariera wejścia

Zapier wygrywa wtedy, gdy w zespole nie ma programistów albo po prostu nie chcesz, żeby każdy drobiazg przechodził przez IT. Interfejs jest listowy, prosty, bardzo mało „straszy”.

Masz:

  • jasny, krok po kroku kreator,
  • masę gotowych szablonów,
  • AI-asystentów, którzy pomagają dobrać kolejne kroki w Zapsie,
  • możliwość budowy automatyzacji praktycznie „z marszu”.

Dla wielu osób to wystarczy. Wchodzisz, wybierasz dwie aplikacje, odpala się gotowy szablon, klikasz „Continue” kilka razy i automatyzacja działa.

Make: więcej mocy, wyższa krzywa uczenia

Make daje za to mapę myśli dla całego procesu. Scenariusze układasz na płótnie drag‑and‑drop, łączysz moduły liniami, dodajesz routery, iteratory, gałęzie, przetwarzanie równoległe.

Realnie:

  • daje to ogromną kontrolę nad złożonymi workflow,
  • fantastycznie ułatwia debugowanie rozgałęzionej logiki – widzisz, gdzie dokładnie „ucieka” dane,
  • ale… interfejs bywa kapryśny. Mnóstwo filtrów, opcji i dropdownów powoduje, że początkujący łatwo się gubią.

⚡ PRO TIP: przy złożonych automatyzacjach w Make zawsze zaczynam od „mapy myśli” na wizualnym canvasie i dopiero potem dokładam logikę. W praktyce skraca mi to czas debugowania o 30–50%, bo od razu widzę, gdzie proces powinien się rozgałęzić.

Jeśli więc chcesz, by cały zespół samodzielnie budował automatyzacje – Zapier będzie łatwiejszym startem. Jeżeli masz w zespole choć jedną osobę techniczną, która „lubi grzebać” – Make odwdzięczy się możliwościami.

Integracje i złożoność przepływów: szeroko vs głęboko

Jedna z pierwszych rzeczy, o które pyta zarząd, to: „Czy to się połączy z naszym CRM/ERP/tym naszym wewnętrznym czymś?”. I tu różnice zaczynają być bardzo konkretne.

Zapier: ocean integracji i prostsze multi-step

Zapier ma dziś ponad 7000 integracji, od Google Workspace, Slacka, Teamsów, przez narzędzia marketingowe, po aplikacje typu YouTube czy Spotify. Z poziomu biznesu to oznacza: „prawdopodobnie to już tu jest”.

Multi-step workflows w Zapier są wygodne, ale w pewnym momencie czujesz, że lista kroków zaczyna być ciasna. Zaawansowane mergowanie danych, rozbudowane gałęzie czy skomplikowana logika warunkowa robią się mało czytelne.

Zapier próbuje to nadrabiać:

  • Sub-Zapsami (czyli reuse’owalnymi pod-workflow),
  • AI-asystowanym setupem API,
  • nowymi funkcjami typu AI Custom Actions, które pomagają szybciej integrować niszowe API bez ręcznego dłubania.

Dla 80% prostszych scenariuszy to wystarcza. Problem pojawia się przy tych 20%, które naprawdę skaliują biznes.

Make: mniej konektorów, więcej kontroli

Make ma „na papierze” 1500–3000 integracji, ale:

  • ma genialne wizualne mapowanie HTTP API – możesz wywołać praktycznie każde API bez pisania kodu,
  • routery i iteratory są praktycznie nieograniczone – idealne do pracy na dużych paczkach danych,
  • świetnie sobie radzi z mergowaniem, rozgałęzieniami i kontrolą błędów.

Nieprzypadkowo użytkownicy techniczni masowo migrują z Zapiera do Make, gdy zaczynają się bawić w łączenie kilku źródeł danych, filtrowanie, re-try, warunkową logikę i przetwarzanie równoległe.

⚠ UWAGA: Make wciąż w wielu miejscach występuje w sieci pod starą nazwą Integromat. Starsze tutoriale i szablony działają praktycznie identycznie – to bardzo przydatne archiwum, z którego spokojnie możesz korzystać.

Jeżeli więc Twoim priorytetem jest „żeby było jak najwięcej gotowych integracji” – Zapier. Jeśli liczy się głęboka praca na danych i custom API – Make.

AI, governance i bezpieczeństwo – co dzieje się „pod spodem”

Kiedy rozmawiam z większymi firmami, pytania o AI i bezpieczeństwo padają już w pierwszych 15 minutach. I słusznie.

Sztuczna inteligencja

Zapier wykorzystuje AI przede wszystkim do tego, żeby:

  • uprościć tworzenie Zapsów (AI sugeruje kroki),
  • przyspieszyć konfigurację integracji,
  • pomóc ogarnąć niszowe API przez AI Custom Actions – to bardzo fajne, gdy chcesz połączyć się z mniej znaną aplikacją, a nie masz siły czytać dokumentacji od deski do deski.

Make stawia mocniej na AI jako element szerszego ekosystemu i governance. Pojawiają się tu:

  • bardziej rozbudowane mechanizmy kontroli,
  • audytowalność procesów,
  • narzędzia umożliwiające nadzór nad tym, co robią poszczególne automatyzacje.

Jeśli budujesz „cięższe” procesy, często dotykające danych wrażliwych, ta warstwa robi dużą różnicę.

Bezpieczeństwo i zgodność

W skrócie:

  • Zapier

    • szyfrowanie AES‑256,
    • SSO,
    • certyfikat SOC 2,
    • solidne bezpieczeństwo operacyjne.

  • Make

    • mocny nacisk na zgodność z GDPR (ważne szczególnie w Europie),
    • SOC 2 Type II,
    • end‑to‑end encryption na ścieżce danych.

W kilku projektach dla firm regulowanych (finanse, medyczka) kończyło się tak, że biznes chciał Zapiera, ale dział compliance przepychał Make właśnie ze względu na governance i GDPR. I dało się to obronić.

Ceny, darmowe plany i TCO: gdzie naprawdę płacisz

Pamiętam klienta, który przyszedł z pytaniem: „Dlaczego rachunek z Zapiera nagle zrobił się 4x wyższy?”. Okazało się, że kilka kampanii marketingowych odpaliło lawinę tasków, a nikt nie pilnował limitów. To dokładnie ten moment, w którym model cenowy zaczyna boleć.

Darmowe plany: 100 zadań vs 1000 operacji

Tu różnica jest bardzo konkretna:

  • Zapier Free

    • tylko jednoetapowe Zapsy (single-step),
    • limit 100 zadań miesięcznie.

  • Make Free

    • pełne, wieloetapowe scenariusze,
    • limit 1000 operacji miesięcznie.

W praktyce oznacza to, że w Make jesteś w stanie przetestować dużo bardziej złożone workflow za darmo, zanim zapłacisz pierwszego dolara. Dla mnie to złoto na etapie projektowania architektury automatyzacji.

⚡ PRO TIP: na start bardzo często ustawiam firmom równolegle dwa konta:
Make – do złożonych, powtarzalnych zadań (np. przetwarzanie danych, raporty, fakturowanie),
Zapier – do szybkich, prostych integracji „tu i teraz”.
Na etapie pilota potrafi to dać praktycznie 100% oszczędności na licencjach.

Jak to się przekłada na TCO

Kluczowe różnice:

  • Zapier

    • model oparty na zadaniach,
    • ceny od ok. 19,99 USD/miesiąc,
    • przy dużej liczbie prostych automatyzacji – szczególnie w enterprise – bywa tańszy w całkowitym koszcie posiadania, bo dobrze skaluje się na duże organizacje,
    • ale przy złożonych, „ciężkich” workflow koszty potrafią rosnąć bardzo szybko.

  • Make

    • rozliczenie w oparciu o operacje,
    • przy dużych, złożonych przepływach często wychodzi taniej per efekt,
    • ale gdy liczba aplikacji i operacji zaczyna być ogromna, koszty też potrafią odczuwalnie wzrosnąć – szczególnie jeśli każdy dział „dokleja” swoje scenariusze bez kontroli.

Tabela poniżej dobrze podsumowuje bazowe różnice:

Cecha Zapier Make
Darmowy plan 100 zadań/miesiąc, single-step 1000 operacji/miesiąc, multi-step
Model cenowy Oparty na zadaniach Oparty na operacjach
Cena startowa 19,99 USD miesięcznie Zmienna, zwykle opłacalna przy złożonych procesach
Skalowalność kosztów Dobrze skaluje się w enterprise, rosnące koszty przy ciężkich workflow Tani przy złożonych procesach, drożeje przy ogromnej liczbie operacji
Krzywa uczenia się Łatwiejszy start Stromsza, wymaga więcej wiedzy
Ograniczenia Mniej efektywny przy bardzo skomplikowanych scenariuszach Świetny do złożonych przepływów

Zanim więc „przykleisz się” do jednej platformy, policz:
ile faktycznie będziesz mieć automatyzacji, jak bardzo są złożone i kto będzie je utrzymywał.

Dla kogo Zapier, dla kogo Make – z doświadczenia, nie z ulotki

Na jednej z konsultacji narysowałam klientowi dwie kolumny na tablicy: „tu i teraz” oraz „skala i custom”. W pierwszej wylądował Zapier, w drugiej Make. I to jest chyba najprostsze podsumowanie.

Gdy naturalnym wyborem jest Zapier

Najczęściej widzę Zapiera w:

  • małych firmach,
  • zespołach marketingowych,
  • e‑commerce,
  • działach, które nie mają własnego IT.

Dlaczego? Bo:

  • interfejs jest bardzo intuicyjny,
  • można działać na gotowych szablonach automatyzacji,
  • większość codziennie używanych aplikacji jest już „na liście”.

Przykład z życia: w jednym sklepie internetowym spięliśmy Zapierem platformę sprzedażową z systemem fakturowym i narzędziem do obsługi klienta. Właściciel po tygodniu powiedział mi: „Pierwszy raz od dawna nie przepisywałem ręcznie żadnych danych z zamówień”. I to jest dokładnie ten poziom prostoty, którego wiele firm potrzebuje na start.

Gdy naturalnym wyborem jest Make

Make wybierają zwykle:

  • firmy SaaS,
  • organizacje z własnym działem IT,
  • biznesy z nietypowym stackiem narzędzi,
  • firmy, które dorosły do pełnej automatyzacji procesów (fakturowanie, projekty, wewnętrzne workflow).

Make kusi:

  • zaawansowaną manipulacją danymi,
  • routerami, iteratorami, parallel processingiem,
  • możliwością tworzenia własnych modułów i API,
  • lepszą organizacją scenariuszy – osobny ekran wyszukiwania, filtrowanie, łatwiejsze panowanie nad większą liczbą procesów.

W jednym z projektów SaaS klient miał tak poszatkowany proces fakturowania, że w Zapierze skończyliśmy z dziesiątkami Zapsów, które trudno było ogarnąć. Po migracji do Make zrobiliśmy z tego kilka dużych, czytelnych scenariuszy na wizualnej mapie – nagle wszyscy „widzieli”, co się dzieje z fakturą od momentu wygenerowania po księgowość.

Zapier w praktyce: kiedy prostota wygrywa z elastycznością

Zapier błyszczy tam, gdzie:

  • potrzebujesz szybko coś połączyć i nie masz czasu na projektowanie architektury,
  • zespół jest nietechniczny, ale chce mieć sprawczość,
  • procesy są proste: lead wpada do CRM, wysyłamy maila, dopisujemy do newslettera, tworzymy zadanie.

W marketing automation to często jest game‑changer. Segmentacja odbiorców, synchronizacja z CRM, powiadomienia na Slacku, reklamy – wszystko da się poukładać na prostych regułach. Większość osób jest w stanie samo je utrzymać.

Czy Zapier ma ograniczenia? Tak:

  • złożone zarządzanie błędami jest trudniejsze,
  • rozbudowane gałęzie i logika warunkowa robią się szybko nieczytelne,
  • przy dużej liczbie tasków rachunek może rosnąć szybciej, niż się spodziewasz.

Ale jeżeli szukasz stabilnego, przewidywalnego narzędzia do prostych przepływów, które każdy w zespole ogarnie – Zapier jest bardzo dobrym, świadomym wyborem.

Make w praktyce: gdy potrzebujesz „silnika pod maską”

Make zaczyna błyszczeć przy procesach, które są:

  • wieloetapowe,
  • rozgałęzione,
  • mocno osadzone w danych.

Scenariusze typu: zaciągnięcie danych z kilku systemów, obróbka, walidacja, warunkowe wysyłki, synchronizacja z ERP – to jego naturalne środowisko.

W jednym projekcie dla software house’u Make przejął:

  • onboardingi klientów,
  • automatyczne tworzenie projektów,
  • przypisywanie zadań w narzędziu PM,
  • generowanie umów i faktur.

Zapier po prostu się tu „dusił”. Po przeniesieniu do Make udało się zredukować liczbę scenariuszy, obniżyć TCO i łatwiej zarządzać błędami, bo retry logic i obsługa wyjątków są tam dużo bardziej granularne.

⚠ UWAGA: Make ma stromą krzywą uczenia się. Jeżeli w zespole nie ma nikogo, kto lubi takie rzeczy, projekt może stać w miejscu. Ale jeśli masz choć jedną osobę „techniczną”, potencjał jest ogromny.

Migracja między Zapier a Make: kiedy to ma sens

Decyzja „przenosimy się” rzadko jest zero-jedynkowa. Dużo częściej widzę scenariusz hybrydowy.

Z Zapier do Make

Migruję z klientami z Zapiera do Make wtedy, gdy:

  • workflow robią się naprawdę złożone,
  • potrzebujemy niezawodnego zarządzania błędami i retry,
  • TCO Zapiera przy skali zaczyna być zbyt wysokie.

Najczęściej przenosimy:

  • heavy‑duty procesy (fakturowanie, raportowanie, integracje z wewnętrznymi systemami),
  • rzeczy, które wymagają custom API.

Z Make do Zapier

W drugą stronę idziemy, gdy:

  • zespół nie jest techniczny i boi się dotykać scenariuszy,
  • potrzebne są proste integracje, które ludzie chcą sami klikać,
  • ważniejsza jest szybka adaptacja niż maksymalna elastyczność.

⚡ PRO TIP: zanim zaczniesz „migrować wszystko”, zinwentaryzuj procesy i podziel je na proste i złożone. Bardzo często kończymy z podejściem:
proste – zostają w Zapierze,
złożone i krytyczne – lądują w Make.

Jak wybrać: praktyczna mini‑checklista

Na koniec zostawię Ci skróconą listę kryteriów, których naprawdę używam przy wyborze między Make a Zapier:

  • Poziom zaawansowania zespołu – czy ludzie sami będą klikać automatyzacje, czy masz osobę techniczną?
  • Typ procesów – proste integracje „apka ↔ apka”, czy wieloetapowe, rozgałęzione workflow z logiką biznesową?
  • Zakres integracji – potrzebujesz „żeby było WSZYSTKO od razu” (Zapier), czy jesteś gotów dobudować brakujące rzeczy przez API (Make)?
  • Koszty i skala – ile realnie tasków/operacji generujesz miesięcznie i jak to się będzie zmieniało?
  • Bezpieczeństwo i regulacje – czy GDPR, SOC 2 Type II i governance to dla Ciebie „miły dodatek”, czy absolutny wymóg?

Jeżeli masz wątpliwości – odpal równolegle darmowe plany obu narzędzi. Make pozwoli Ci przetestować złożone, wieloetapowe scenariusze do 1000 operacji. Zapier da szybki obraz, jak zespół radzi sobie z prostymi, jednoetapowymi Zapsami do 100 zadań. Po dwóch–trzech tygodniach pracy na żywych procesach decyzja zwykle staje się oczywista.

FAQ: krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania

Która platforma jest tańsza – Make czy Zapier?
Przy dużej liczbie złożonych operacji Make zwykle wychodzi taniej per efekt. Przy dużej liczbie prostych automatyzacji w korpo‑skali całkowity koszt posiadania bywa korzystniejszy po stronie Zapiera – lepiej skaluje się cenowo w enterprise.

Która platforma jest łatwiejsza dla początkujących?
Zdecydowanie Zapier. Interfejs, szablony i AI‑asystenci pozwalają zacząć praktycznie od zera bez wsparcia IT.

Która platforma ma więcej integracji?
Zapier – mówimy o ponad 7000 gotowych integracjach, w tym wielu niszowych pluginach AI. Make ma ich mniej, ale nadrabia możliwością łatwego podpinania własnych API.

Czy muszę wybrać tylko jedno narzędzie?
Nie. W wielu firmach świetnie działa model hybrydowy: Zapier do szybkich, prostych integracji, Make do ciężkich, krytycznych procesów. Na starcie spokojnie możesz korzystać z obu darmowych planów równolegle i dopiero potem zdecydować, gdzie płacisz za skalę.

Jeśli chcesz uporządkować swoje procesy i zastanawiasz się, jak konkretnie rozdzielić scenariusze między Make a Zapier w Twojej firmie, podejdź do tego jak do projektu architektonicznego – nie jak do „wyboru jednego narzędzia na zawsze”. Wtedy automatyzacja faktycznie uwalnia czas, zamiast dokładać nowy rodzaj chaosu.